Vrijwilligersbeleid

Een vrijwilliger is iemand die op vrijwillige basis onbetaalde werkzaamheden verricht. Vrijwilligerswerk vindt in een niet vrijblijvend, georganiseerd verband plaats onder verantwoordelijkheid van Stichting Welzijn Beverwijk of Stichting Welzijn Velsen. Onze organisaties werken met vrijwilligers om onze doelen te verwezenlijken wat zonder vrijwilligers gewoon niet zou lukken. Door te werken met vrijwilligers ‘vermaatschappelijken’ we het welzijnswerk. Tevens kan vrijwilligerswerk een opstap te bieden naar betaald werk, werkervaring geven of een zinnige dagbesteding te bieden.

Voor de vrijwilligers is er een groot en jaarlijks variërend aanbod van activiteiten waarbij zij ondersteuning kunnen bieden. Voor een actueel overzicht van het aanbod van vrijwilligers kun je terecht op de vrijwilligers-vacaturepagina.

Vrijwilligerswerk vult het professionele welzijnswerk aan, maar kan deze niet vervangen. De vrijwilliger kan zeer zelfstandig zijn, maar werkt onder verantwoordelijkheid van een beroepskracht/beroepsgroep tot wiens taakgebied de werkzaamheden behoren. De eindverantwoordelijkheid ligt daarbij uiteindelijk bij de beroepskracht. Het bestuur is verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid. Het management en de leidinggevende is verantwoordelijk voor de vertaling van het beleid naar uitvoering. De beroepskracht die met vrijwilligers werkt is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid en het beheren van het activiteitenbudget en het budget ten behoeve van de vrijwilligers. De beroepskracht die met vrijwilligers werkt legt hierover verantwoording af aan de leidinggevende. De coördinatie van het vrijwilligerswerk wordt binnen de organisatie ingebed en valt eveneens onder de verantwoordelijkheid van het management.

Vrijwilligers zijn verschillend in achtergrond, interesse, talent, motivatie, leeftijd en sekse. Elke vrijwilliger heeft eigen motieven om vrijwilligerswerk te doen en kiest individueel voor bepaalde vormen van vrijwilligerswerk en/of taken. Het vrijwilligersbeleid is een eenduidig stuk, dat voor alle vrijwilligers van de stichting geldt. Binnen dat kader moet zoveel als mogelijk rekening worden gehouden met de verschillen tussen de individuele vrijwilligers.

Afspraken met de vrijwilliger

Waar mensen met elkaar samenwerken worden afspraken gemaakt. De meeste afspraken gaan over taakverdeling en over afbakening van verantwoordelijkheden. Het doel van afspraken die met vrijwilligers worden gemaakt, is een duidelijke en eerlijke samenwerking en duidelijkheid over wat men wederzijds van elkaar kan en mag verwachten. En hoe de organisatie, vrijwilligers en medewerkers om horen te gaan met vertrouwelijke gegevens (AVG). Wanneer de vrijwilliger persoonlijke en vertrouwelijke informatie verwerkt dan zal daarvoor een specifieke gegevensverwerking en privacyverklaring worden opgesteld en door de vrijwilliger worden ondertekend. De privacyverklaring wordt digitaal per locatie opgeslagen. In de vrijwilligersovereenkomst worden afspraken gemaakt over praktische zaken zoals tijdig afmelden, het huishoudelijk reglement, het naleven van afspraken met de beroepskracht, rechten en plichten, het privacy beleid, het naleven van een gedragscode en het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Het aanvragen van een VOG gebeurt in overleg met de vrijwilliger, de beroepskracht en de administratie van de stichting. De taken en verantwoordelijkheden van vrijwilligers lopen enorm uiteen. Om deze vrijwilligers goed te kunnen begeleiden zijn aparte criteria opgesteld. Deze criteria worden kenbaar gemaakt door de beroepskracht, die betrokken is bij het desbetreffende project.

Verhouding stichting en vrijwilliger

De relatie tussen een vrijwilliger en de organisatie is er een van geven en nemen. Zolang deze voldoende in balans is, is er ook sprake zijn van een bestendige relatie. De vrijwilligers geven:

• tijd, kennis, vaardigheden en inzet;
• een persoonlijke toevoeging aan het sociale systeem van de organisatie;
• met elkaar een groot netwerk en kunnen daardoor het werk van de stichting naar buiten toe uitdragen;
• op basis van hun externe contacten de stichting informatie over wensen en behoeften van inwoners en de beelden die zij hebben over de stichting.

De stichting geeft:

• een zinvolle vrijetijdsbesteding;
• sociale contacten en verbondenheid;
• ontwikkelingsmogelijkheden, begeleiding en scholing;
• verantwoordelijkheid;
• sociale activering;
• diverse faciliteiten en indekking tegen aansprakelijkheid.

Rechten en plichten

Vrijwilligerswerk brengt rechten en plichten met zich mee. Zo worden vrijwilligers geacht zich te houden aan afspraken en gedragscode. De organisatie draagt zorg voor scholing en attenties.

Communicatie

Het communicatiebeleid heeft aandacht zodat vrijwilligers zich betrokken voelen, weten waarvoor ze het (vrijwilligers)werk uitvoeren, waar hun collega’s mee bezig zijn, weten welke andere leuke functies er zijn die ze bij een ander onder de aandacht kunnen brengen en trots kunnen zijn op het gezamenlijke resultaat van Welzijn Beverwijk. Ook het werven van vrijwilligers maakt onderdeel uit van de communicatie.

Van intake tot beëindiging

Intake

Als iemand zich bij de stichting meldt als potentieel vrijwillig medewerker, vindt een intakegesprek plaats met de functionaris van wie de functie-inhoud het meest aansluit bij de aangegeven interesse. In het intakegesprek wordt informatie gegeven over de stichting en geeft de vrijwilliger informatie over zichzelf. Op basis van deze gegevens en invoer hiervan in RegiCare wordt nagegaan of er een matching mogelijk is. Als het antwoord hierop positief is, worden de gegevens en werkafspraken vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst.

Contract/aanstelling

Bij de aanstelling van een vrijwilliger wordt een lijst doorgenomen met mogelijke acties en verplichtingen. Aan de kandidaat-vrijwilliger wordt ter ondertekening de gedragscode tegen ongewenste gedragingen, alsmede het vertrouwelijk omgaan met persoonlijke gegevens, voorgelegd. Ondertekening hiervan is verplicht. Ook de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is verplicht voor alle vrijwilligers. De vastgelegde gegevens worden centraal digitaal opgeslagen per locatie door de beroepskracht. Deze gegevens zijn uitsluitend bestemd om de vrijwilligers te ondersteunen bij de uitvoering van het werk en worden nooit beschikbaar gesteld aan derden. Structuur en begeleiding Een beroepskracht of een ervaren vrijwilliger begeleidt de nieuwe vrijwilliger zodat hij of zij in staat is om de taak goed én met plezier uit te voeren

Taken van de begeleider:

• draagt zorg voor het bewaken van de taken van de vrijwilliger. Hierbij maakt hij ook duidelijk op welke manier de vrijwilliger een bijdrage levert aan de organisatie. Waar nodig worden taken aangepast en/of cursussen aangeboden;
• houdt de vrijwilliger op de hoogte van relevante zaken omtrent de activiteit/locatie door middel van nieuwsbrieven en overleggen;
• werkt toe naar het steeds zelfstandiger uitvoeren van de taken/verantwoordelijkheden, en waar mogelijk uitbreiding hiervan. Hierbij worden de capaciteiten en competenties van de vrijwilliger als uitgangspunt genomen;
• heeft aandacht voor de ontwikkeling van sociale competenties en vaardigheden die nodig zijn voor het (vrijwilligers)werk in een dienstverlenende organisatie als SWB en SWV;
• waarborgt de kwaliteit en continuïteit van de activiteiten;
• geeft de vrijwilliger voldoende aandacht en waardering. Niet alleen fysiek (kerst, lief & leed), maar ook door het geven van complimenten, interesse tonen in de ander, een luisterend oor en dergelijke.

Taakafbakening

De taakafbakening tussen beroepskrachten en vrijwilligers vraagt de nodige aandacht. De wederzijdse verwachtingen, mogelijkheden en grenzen van zowel SWV en SWB, de beroepskracht als van de vrijwilliger zullen duidelijk moeten zijn. Taken van de vrijwilliger dienen goed afgesproken te zijn. Het is aan de beroepskracht om te bewaken dat de vrijwilliger geen activiteiten verricht die niet zijn afgesproken, of waarvoor zij/hij niet gekwalificeerd is. De vrijwilliger is weliswaar verantwoordelijk voor eigen handelen, doch de beroepsmatige verantwoordelijkheid blijft bij de beroepskracht. Bij verschil van inzicht kan de vrijwilliger terugvallen op de leidinggevende van de betreffende afdeling.

Opzeggen/beëindiging

Vrijwilligers verbinden zich niet voor de eeuwigheid aan een organisatie. Er zal altijd een moment komen, waarop de vrijwilliger wat anders wil gaan doen, geen tijd meer heeft, niet meer gemotiveerd is of wat dan ook. Het kan ook gebeuren, dat de organisatie niet meer verder wil met de vrijwilliger wegens meningsverschillen, houdingskwesties, e.d. Bij beëindiging van de vrijwillige inzet, op wiens initiatief dat ook gebeurt, verdient het de voorkeur om in een exitgesprek aandacht te geven aan de redenen hiervoor. Uitgangspunt is, dat de motieven wederzijds worden gerespecteerd. Hoewel dit niet kan worden afgedwongen wordt van vrijwilligers die willen stoppen met hun werk bij de stichting, verwacht dat zij dit een redelijke tijd van tevoren aankondigen. Bij beëindiging van de werkzaamheden worden de gegevens van de vrijwilliger nog 6 maanden bewaard en daarna AVG proef vernietigd.